KRÓTKA ZAWARTOŚĆ ARTYKUŁU:
- Wirtualne biuro i jego definicja.
- Wirtualne biuro oferuje te korzyści.
- Wady wirtualnego biura.
- Ile kosztuje wirtualne biuro?
- Dla kogo wirtualne biuro jest odpowiednie?
- Jak wybrać właściwe wirtualne biuro?
Wirtualne biuro na Słowacji i jego definicja.
Wirtualne biuro można zdefiniować jako adres nieruchomości wpisany w Rejestrze Handlowym jako siedziba lub miejsce prowadzenia działalności spółki lub przedsiębiorcy. W tym przypadku nie jest to jednak faktyczne miejsce, w którym spółka prowadzi działalność, lecz jedynie wynajęty adres lub nieruchomość udostępniona przez firmę oferującą usługi rejestrowej siedziby. Dlatego jest to biuro „WIRTUALNE". Zwykle usługa wirtualnego biura obejmuje też szereg dodatkowych i przydatnych usług, takich jak:
- odbiór i przechowywanie korespondencji,
- śledzenie korespondencji w portalu online, dostępnym dla klienta o każdej porze,
- skanowanie i przesyłanie korespondencji dalej,
- powiadomienia SMS i e-mail o doręczeniu korespondencji do spółki,
- wynajem sali konferencyjnej,
- nazwa firmy umieszczona na budynku lub skrzynce pocztowej,
- likwidacja korespondencji,
- udzielenie zgody właściciela nieruchomości na wpisanie adresu lub nieruchomości jako siedziby lub miejsca działalności w Rejestrze Handlowym,
- udostępnienie numeru telefonu i usługi przechowywania wiadomości.
Słowacki wirtualny adres firmy oferuje następujące zalety:
Rejestrowa siedziba oferuje wiele zalet, choć zależą one też od dostawcy i jakości oferowanych usług. Ogólnie możemy jednak wymienić następujące korzyści:
- niski koszt w porównaniu z wynajmem biura: cena wynajmu rejestrowej siedziby w Bratysławie u nas zaczyna się od 20 € / miesiąc za adres w centrum Bratysławy, w historycznym, odnowionym budynku. To znaczy, że jest to lokalizacja premium. Cena wynajmu 1 m² powierzchni biurowej w Bratysławie pod porównywalnym adresem zaczyna się od 30 € za 1 m². Wirtualny adres firmy może więc zaoszczędzić Ci setki do tysięcy € miesięcznie w porównaniu z wynajmem fizycznego biura.
- wysoki poziom wygody: wirtualny adres firmy często obejmuje dodatkowe usługi wirtualnego asystenta, które zwiększają Twoją wygodę. Należą do nich usługi odbioru i ewidencji poczty adresowanej do spółki. Powiadomienia o odebranej korespondencji e-mailem i SMS-em. Skanowanie tych przesyłek i fizyczne przesyłanie ich na wskazany przez Ciebie adres.
- lepszy wizerunek wobec partnerów biznesowych: jeśli jesteś startupem i ważne jest dla Ciebie zabezpieczenie strategicznych partnerstw z innymi firmami, prawdopodobnie musisz zaprezentować się w jak najlepszym świetle. Jedną z opcji jest też wirtualne biuro pod prestiżowym adresem w centrum Bratysławy, które nada Twojej firmie prawdziwy wizerunek biznesu położonego w sercu stolicy.
- możliwość wynajmu sal konferencyjnych: firmy świadczące usługi wirtualnego biura często oferują dodatkową usługę wynajmu sal konferencyjnych na kilka godzin. Nie musisz płacić wysokich kwot za reprezentacyjne przestrzenie na cały miesiąc; możesz z nich korzystać dokładnie wtedy, gdy najbardziej Ci to pasuje. Na przykład, aby zrobić wrażenie na potencjalnym partnerze biznesowym.
- oddzielenie adresu firmy od miejsca zamieszkania: jeśli umieścisz siedzibę spółki w swoim domu, istnieje ryzyko, że Twoja prywatność zostanie zakłócona przez upoważnione lub nieupoważnione wizyty organów, takich jak kontrola działalności gospodarczej, kontrola podatkowa czy nawet komornik. W takim przypadku mogą Cię one nieprzyjemnie zaskoczyć pod prywatnym adresem zamieszkania. Przy wirtualnym biurze taka wizyta nie zaskoczy Cię w zaciszu i komforcie Twojego domu. Alternatywnie potencjalny partner biznesowy mógłby szukać Cię pod siedzibą spółki, a gdyby przyszedł do Twojego mieszkania, nie byłoby to najbardziej reprezentacyjne wrażenie.
Wady wirtualnego biura na Słowacji
- miesięczna opłata w porównaniu z biurem domowym, które jest bezpłatne: jeśli porównasz siedzibę spółki pod adresem domowym z profesjonalnym wirtualnym biurem, biuro domowe jest dla Ciebie korzystniejsze finansowo, bo nie wiąże się z żadnymi kosztami.
- brak możliwości odbioru przesyłek ponadwymiarowych od firm kurierskich: umowa o wirtualne biuro często zawiera zapis, że dostawca nie przyjmuje przesyłek przekraczających określony limit wagi i wymiarów. Zwykle będą to dokumenty lub pisma.
- potencjalny problem z uzyskaniem kredytu firmowego z banku, jeśli wirtualne biuro znajduje się na tzw. czarnej liście banku: banki prowadzą czarne listy z kryteriami ryzyka, na podstawie których udzielają lub odmawiają kredytów podmiotom. To standardowe zarządzanie ryzykiem. Niestety wirtualne biura bywają wykorzystywane przez oszustów, którzy w przeszłości mogli nie spłacić kredytu i mieli siedzibę pod tym samym adresem. Bank może wtedy ocenić adres jako wysokiego ryzyka i z tego powodu odrzucić Twój wniosek o kredyt firmowy.
Ile kosztuje wirtualny adres firmy na Słowacji?
Cena wirtualnego adresu firmy może się różnić i zależy od kilku parametrów, którymi są:
- prestiżowa lokalizacja wirtualnego adresu: cena adresu zależy od jego lokalizacji. Na przykład adres położony w prestiżowej części centrum Bratysławy z pewnością będzie kosztować więcej niż adres na obrzeżach Petržalki. W naszej firmie ADVISON podstawowa stawka za adres w centrum Bratysławy zaczyna się od 20 € / miesiąc.
- zakres świadczonych usług: większość firm oferuje różne pakiety usług wirtualnego biura, a jego cena zależy od usług zawartych w pakiecie. Pakiety usług obejmują skanowanie korespondencji, przesyłanie korespondencji dalej, powiadomienia o odebranej poczcie, śledzenie korespondencji online i więcej.
- czas trwania umowy o usługę: cena może się też różnić w zależności od okresu zobowiązania do usługi. Ze względu na charakter usługi minimalny okres to często 12 miesięcy. Za porozumieniem z klientem zobowiązanie można jednak przedłużyć nawet do 36 miesięcy. Usługi te są zwykle płatne z góry, więc jeśli klient zapłaci z góry za 3 lata, cena roczna będzie korzystniejsza niż przy przedpłacie tylko za jeden rok. To standardowy rabat ilościowy.
- jakość usług: naturalnie cena zmienia się też wraz z jakością świadczonych usług :)
Dla kogo słowacki wirtualny adres firmy jest odpowiedni?
Wirtualny adres firmy to idealne rozwiązanie dla niektórych branż i konkretnych sytuacji biznesowych, takich jak:
- Startupy IT, które inwestują środki w rozwój firmy i nie chcą płacić za drogie biura, a jednocześnie potrzebują poprawić wizerunek firmy dobrym adresem.
- E-sklepy, specjaliści IT, marketingowcy, księgowi, blogerzy i różne profesje, w których nie jest konieczny wynajem fizycznego biura.
- Zagraniczni przedsiębiorcy, którzy wykorzystują słowacką spółkę w swojej strukturze, ale mają biura za granicą.
Jak wybrać właściwy wirtualny adres firmy?
Wirtualny adres firmy najlepiej wybierać według następujących kryteriów:
- zawartość usług zawartych w pakiecie,
- referencje,
- warto też sprawdzić, czy nieruchomość, pod którą świadczony jest wirtualny adres firmy, jest własnością dostawcy usługi,
- sprawdź, jak długo dostawca jest na rynku, np. weryfikując przez finstat.sk lub register.uz,
- 100% odbiór, przechowywanie i przesyłanie korespondencji musi być oczywistością.
